En este artículo encontrarás todas las informaciones referentes a cómo seguir con tu Colmena ante el contexto del Covid-19, una situación muy nueva para todos y sin precedentes.
Lo que sí sabemos seguro es que las Colmenas seguimos abiertas porque no se han hecho restricciones gubernamentales a las actividades relacionadas con la distribución de alimentos.
Estos días estamos centradas en apoyarte el máximo posible, tomando en cuenta 3 premisas:
- Apoyo de la red europea de Colmenas para implementar las mejores prácticas.
- La ley como marco de referencia (Real Decreto).
- Hay una tercera vía que es ir adaptándonos con vosotros según llegan las distribuciones, y tratando de dar respuesta a vuestras necesidades planteadas por la situación.
Dado que no podemos saber cuánto tiempo pasará antes de volver a la normalidad, el objetivo es asegurar la continuidad del servicio a medio y largo plazo de todas las Colmenas. Esto también significa asegurar las condiciones necesarias para que los consumidores (muchos de ellos nuevos), tengan una buena experiencia de compra.
¿Qué hago si cierra mi espacio?
Muchas de las Colmenas se hacen en espacios del barrio que se encuentran fuera de las categorías aceptadas en el Real Decreto (Artículo 10), por lo que tendrán que cerrar.
Por eso te hacemos distintas propuestas para poder adaptarte a esta situación y seguir con el servicio (las opciones que te damos hacen referencia a casos reales).
1- Lo primero es hablar con el espacio y ver si puede ofrecer algún tipo de solución, como por ejemplo dejarte las llaves del espacio para poder hacer la distribución.
2- Cambiar de espacio:
Puedes buscar alguna tienda de alimentos u otro espacio del barrio dentro de las categorías permitidas, que te deje hacer las entregas. Ten en cuenta que es imprescindible que tenga nevera.
También puedes preguntar a los productores cercanos para ver si ellos pueden ceder un espacio de preparación de cestas. E incluso preguntarles si te pueden ayudar con el transporte, en el caso de poder asumirlo.
3- Hacer la distribución en tu casa, si fuera posible
4- Colaboración con Km0 (solo en Madrid)
El centro logístico Km0 ha ofrecido su almacén como punto de distribución y se encarga de preparar las cestas de los consumidores, para un total de 2 Colmenas por día (de momento ya se han elegido las Colmenas participantes). Por esa labor más operacional, km0 recibe el 5% del volumen de pedido global de cada Colmena, cubriendo un mínimo de gastos de 50€ por Colmena. Es decir, el Responsable de Colmena pasa a cobrar el 5% por toda la gestión y organización y su otro 5% lo cobra Km0 por el trabajo más operacional.
Condiciones con Km0 para la preparación de cestas:
- Hemos establecido un máximo de 50 pedidos por Colmena. En el momento que se llegue a este tope, se deberán sacar todos los productores de la venta.
- Horario de recogida de pedidos por parte de Gastropartners: estarán en Km0 de 17:30-18h; se entregará el máximo posible durante la tarde y el resto al día siguiente.
- KM0 facturará al Responsable de Colmena, el 5% del volumen de venta. Emitirá una factura semanal al Responsable. Se tendrá que enviar a KM0 los datos fiscales para que manden la factura y se hará el pago mediante transferencia bancaria.
Para contactar con Km0 en caso de problema:
madridkm0centrologistico@gmail.com
Teléfono coordinación: +34 621 02 93 32 (José)
Entrega a domicilio
Tienes 4 opciones para llevar a cabo la entrega a domicilio:
1- Seguir con Juan Carlos en Madrid, o Mensakas en Barcelona. Problema: solo pueden asumir un número determinado de pedidos, así que tienen una capacidad limitada. Por ejemplo, en Madrid Juan Carlos ha fijado un mínimo de pedidos de 20. A partir de este número, la gestión pasará a Gastropartners.
El precio será el mismo para todos los operadores (Juan Carlos/Mensakas y Gastropartners) 6,50€ + IVA, en total 7,86€ para unificar condiciones y que sea claro de cara al consumidor.
Aquí un ejemplo de cómo comunicarlo:
❗ATENCIÓN: cambio en el precio del envío a domicilio❗
El precio de la entrega a domicilio se ha incrementado, para adaptarse a la situación actual. Las empresas externas con las que colaboramos para los repartos han tenido que compensar los gastos extras del transporte debido al aumento del volumen de pedido a domicilio, así como también los costes para garantizar la seguridad de los transportistas, imprescindibles para la salud de todos.
Muchas gracias por vuestra compresión. Cualquier consulta estamos disponible en (poner tu contacto)
2- Colaborar con el operador logístico Gastropartners, que recoge todos los pedidos a las diferentes Colmenas (o km0 en Madrid) para entregar las cestas en el domicilio de cada uno de los consumidores (previa llamada con ellos para coordinar hora de recepción). Además, Gastropartners envía un email a cada uno de los consumidores para que puedan hacer seguimiento de su pedido.
Las cestas que no puedan ser entregadas durante el día de distribución se harán al día siguiente, también coordinando esta entrega con los consumidores. Gastropartner disponen de un nave para almacenar todos los productos y también de neveras para los productos refrigerados.
Los Responsables deberéis informar a los consumidores que el horario de recepción se amplía un plazo de 24 horas asegurando la entrega al día siguiente.
Funcionamiento:
- Los Responsables tendréis que enviar por mail 24 horas antes el documento de preparación con todas las direcciones de envío (calle, número, planta y puerta) y el teléfono del consumidor para que preparen las rutas con antelación. Email: guillermoras@clinipartners.eu
- Gastropartners diseñará las rutas por Colmena y reenviará al Responsable de Colmena el orden de salida de los pedidos por ruta.
- Se deberá completar en ese mismo documento (excel) el número de bultos por consumidor y reenviar a Gastropartners 30 minutos antes de la recogida de los pedidos.
- Intentar montar cajas que se puedan apilar
- Tapar o cubrir el producto (en especial el de huerta), con film o papel.
- Se marcarán todas las cajas/bultos con el número de pedido o números de pedidos en caso de existir doble pedido por consumidor (p.ej.: 23+24).
- Acordar con Gastropartners hora de recogida de los pedidos. El horario de recogida en las Colmenas está por definir pero mejor retrasarlo hasta las 19.30 para evitar cualquier problema o retraso de los productos. Por supuesto si vuestra organización os lo permite y tenéis los pedidos preparados antes de esa hora podéis coordinaros con Guillermo. El horario de reparto será: durante el día de la distribución MÁXIMO HASTA LAS 21H y al día siguiente de 9h a 18h.
Facturación:
- En caso de usar tu perfil de "Entrega a domicilio", Gastropartners emitirá una factura al Responsable de Colmena por el valor de la entrega a domicilio. Tendréis que enviar a Gastropartner los datos fiscales para que os manden la factura y se hará el pago mediante transferencia bancaria en un plazo de 30 días.
- Para añadir a Gastropartners como productor:
En la pestaña <productores> buscar Gastropartners y enviar una invitación.
Recordar seleccionar este productor y su producto ENTREGA A DOMICILIO MADRID o ENTREGA A DOMICILIO BARCELONA en todas las distribuciones.
Para contactar con Gastropartner: guillermoras@clinipartners.eu o 619 98 50 07 (Guillermo).
3- En el caso de que tengas una solución local de transporte (sea a través de una persona individual, como a través del acuerdo con alguna empresa), elige bien qué límite de pedidos a domicilio establecer, según tus posibilidades. Y también ten en cuenta que seguir respetando las normas de seguridad alimentaria como la cadena de frío, es muy importante.
Te dejamos un ejemplo de las Colmenas de Valladolid, que han hecho un acuerdo con Nacex:
4- Hablar con tus productores para ver si tienen posibilidad de entrega a domicilio.
Medidas preventivas a aplicar en tus distribuciones
Nuestra recomendación es seguir las Medidas preventivas de sanidad: aquí, a modo de precaución. Destacamos que el Ministerio de Sanidad ya ha comunicado que: "En España no hay que tomar medidas especiales con animales ni alimentos".
Te destacamos a continuación las medidas más importantes que tienes que aplicar en tus distribuciones. Puedes comunicar estas medidas en los mensajes de lanzamiento o en el muro, para dar seguridad a tus consumidores.
- Informa a los consumidores que deben alinearse a la llegada y respetar las distancias mínimas de seguridad personal de un metro, tanto entre ellos como contigo.
- Tanto tú como los productores mejor usar guantes de látex y minimizar el contacto físico con las personas. Incluso entre los productores, deben respetarse las distancias de seguridad y las normas de higiene.
- Lavarse las manos antes de venir
- Recoger el pedido de manera individual (venir solo). Los consumidores deben alinearse a la llegada y entrar uno por uno.
- Hay que evitar pasar los pedidos de mano en mano. Mejor dejarlo en un punto concreto y que el consumidor entre a recogerlo. Esto también se aplica a los productores. Es muy importante evitar las aglomeraciones, por lo que asegúrate de que no coincidan productores y consumidores.
- Aconsejamos venir con guantes.
- Mejor venir con tu bolsa o carrito, y no llevarte la caja del pedido.
Aquí tienes un documento para colgar en el espacio de distribución pidiendo a los consumidores y productores que respeten las normas mínimas de seguridad. Colócalo en un espacio visible. Enlace aquí
Ideas para que las distribuciones no se desborden
Haz horarios para evitar las aglomeraciones
Una idea para evitar las multitudes puede ser hacer horarios para la recogida de los pedidos. Si te animas a establecer este funcionamiento, tendrás que avisar antes a los consumidores para informarles sobre el horario.
Recuerda agrupar los pedidos por adelantado, con el número de pedido claramente visible en la bolsa o caja, para que los consumidores puedan simplemente recoger su pedido y marcharse.
Puedes incluso ofrecer realizar la entrega del pedido directamente en el automóvil de los consumidores. Esto funciona muy bien en el caso de garajes o plantas bajas de fácil acceso.
Ampliar los horarios de distribución
Hemos visto la importancia de ampliar los horarios de recogida para los consumidores. Una idea es separar los pedidos entre la tarde y la mañana siguiente, siempre que sea posible. O hacer que los horarios de la tarde, se amplíen. Escríbenos a asistencia@lcqds.es para hacer efectivos los cambios.
Cuidado con vender productos que no existen, controlar el stock
Estos días los pedidos pueden aumentar significativamente. Es muy importante que hables con tus productores y que les pidas que establezcan las existencias, correctamente. Porque si no lo hacen, pueden encontrarse vendiendo productos que no tienen. Te dejamos con un artículo que explica a los productores cómo hacerlo: aquí
Una vez que los productores lleguen al límite de su capacidad de productos, recuérdales que tienen que retirar dichos productos de la venta. Aquí explicamos a los productores cómo hacerlo.
Atención: no cedas ante la tentación dictada por la gran cantidad de pedidos de estas semanas para superar este límite de productos: solo sería contraproducente, tanto para los consumidores (muchos de ellos nuevos), como para los productores. En este momento, y dado que hay muchos consumidores nuevos, hay que cuidar la experiencia de compra para que sea positiva.
Valora si activar dos distribuciones a la semana
Si los volúmenes de ventas de estas semanas son particularmente altos, valora con tus productores la posibilidad de hacer dos distribuciones semanales (abriendo dos ventas, cada una con un límite razonable de pedidos).
Para evaluar si activar la doble distribución, escribe a tu Coordinadora.
Justificantes para las autoridades
Cuentas con 3 documentos para acreditar que eres Responsable de Colmena y formas parte de LCQDS:
- Las condiciones particulares de uso con las firmas de Noelia y Anna, trabajadoras de ¡La Colmena Que Dice Sí! Este documento no es en términos de responsabilidad de abrir la Colmena, sino que garantiza que formáis parte de la plataforma de alimentación de ¡La Colmena Que Dice Sí! y que estáis ejerciendo este servicio básico. Enlace aquí
- Los comprobantes de pedidos. Te recomendamos imprimirlos y llevarlos encima. En este documento hay indicaciones escritas de que estás participando en La Colmena.
- Documento justificativo firmado por Grégoire, el representante legal de la empresa (en este enlace aquí. Hemos creado un documento por región.
Concepto: un modelo local de alimentación
A nivel del concepto en sí, el sistema de Colmenas hace referencia a un contexto local y a pequeña escala, además de ofrecer alimentos de calidad, que ayudan a estar "sanos". Ahora más que nunca, las propuestas de circuito corto son una vía necesaria para suministrar alimentos sin recorrer grandes distancias. Por supuesto, siempre respetando las medidas sanitarias obligatorias para evitar cualquier propagación.
Ejemplos de mensajes de lanzamiento de ventas o muro
Te dejamos con un texto, que puedes compartir con tus consumidores.
"Estimados consumidores,
El gobierno ha tomado nuevas medidas para proteger a los más vulnerables, limitar y frenar la propagación del coronavirus. Estamos siguiendo de cerca los consejos para proteger la salud de todos y todas.
Las medidas no afectan a los servicios primarios de las "tiendas de alimentos", así que como servicio de alimentación online, las Colmenas pueden continuar en funcionamiento. El lugar de distribución sigue siendo un entorno relativamente seguro para recoger tus productos: nos estamos adaptando para crear una organización adaptada para una recogida eficiente del pedido. Con un poco de ayuda de cada consumidor y productor (lavarse las manos, no tener contacto físico cercano, quedarse en casa cuando estás enfermo), podemos ayudar a limitar la propagación del virus.
Esperamos seguir contando contigo en la Colmena, para conseguir alimentos saludables en el barrio. Los productores locales y yo estamos a tu disposición para cualquier duda y comentario".
Algunos de vosotros habéis combinando los mensajes creativos y poco alarmistas, con transmitir seguridad comunicando las medidas sanitarias. Ejemplos:
Artículo del Centro de Ayuda para consumidores
Hemos creado un nuevo artículo en el Centro de Ayuda: aquí, que puedes enviar a los consumidores si necesitan entender cómo nos situamos. Además, este artículo está relacionado con un nuevo banner que hemos activado para informar de que hay Colmenas abiertas.
Comprobante de pedido como justificante
Aconseja a los consumidores que enseñen el comprobante de pedido, como justificante del desplazamiento.
Si alguien te pregunta si existe un kilometraje mínimo para desplazarse, puedes decir que el texto oficial (Real Decreto) no concreta nada de distancia máxima en desplazamientos para comprar alimentos.
En Cataluña también han implementado el certificado de auto-responsabilidad para salir de casa: aquí tienes el documento a descargar y a rellenar de forma digital.
Comunicación redes sociales
A nivel de comunicación para tus redes sociales, te compartimos un enlace con diferentes ilustraciones que ha preparado la diseñadora (entrega a domicilio, cartel "Colmena abierta", ilustración normas preventivas, propuesta de posts) aquí (versión en castellano y catalán). Iremos poniendo nuevo material, así que ves mirando.
También hay una nueva propuesta que tiene el objetivo de ayudar a las personas más vulnerables del barrio, ayudándoles con su compra. Hemos ideado un texto, que puedes imprimir y colgar en tu edificio o barrio: aquí.
Finalmente, te animamos a que nos etiquetes en Instagram @lacolmenaquedicesi, para ir compartiendo contenido sobre la situación estos días. Las stories en Instagram están funcionando muy bien. ¡Anímate a comunicar a través de tus redes sociales!