En este artículo encontrarás todas las informaciones referentes a cómo apoyar a los Responsables de Colmena, ante el contexto del Covid-19. Es una situación muy nueva para todos y sin precedentes, y por este motivo necesitamos trabajar en equipo todas las partes, así como contemplar algunas adaptaciones.
Las Colmenas pueden seguir abiertas porque no se han hecho restricciones gubernamentales a las actividades relacionadas con la distribución de alimentos. Dado que no podemos saber cuánto tiempo pasará antes de volver a la normalidad, el objetivo es asegurar la continuidad del servicio a medio y largo plazo en todas o la mayoría de las Colmenas. Esto también significa asegurar las condiciones necesarias para que los consumidores (muchos de ellos nuevos), tengan una buena experiencia de compra. Ahora más que nunca, las Colmenas son una muy buena vía para vender tus productos.
El enfoque para apoyar a la red de Colmenas tiene en cuenta estas 3 premisas:
- Apoyo de la red europea de Colmenas para implementar las mejores prácticas.
- La ley como marco de referencia (Real Decreto).
- Hay una tercera vía que es ir adaptándonos junto con los Responsables de Colmena según llegan las distribuciones, con el objetivo de dar respuesta a las necesidades planteadas por la situación.
Principal objetivo: mejorar la tasa de pedidos perfectos
La tasa de pedidos completos ha pasado del 84% antes del Coronavirus, al 67%. Es decir, 3 de cada 10 consumidores no reciben uno o más productos. Éste es el gráfico de pedidos perfectos (el 80% de la semana del 30/03 no es indicativo todavía porque faltan distribuciones por cerrar):
Con la situación del Coronavirus y el servicio alimentario que estamos prestando, están llegando muchos nuevos consumidores. Aunque esta situación global hace que la gente sea más tolerante, es extremadamente importante asegurar la calidad del servicio para que estos consumidores se queden una vez la situación se normalice.
Vigila la gran cantidad de pedidos de estos días. Controla tu stock
Estos días los pedidos pueden aumentar significativamente. Es muy importante que establezcas las existencias, correctamente. Porque si no lo haces, puedes encontrarte vendiendo productos que no tienes. Te dejamos con un artículo que explica cómo hacerlo: Gestionar el stock
Una vez que llegues al límite de tu capacidad de productos, recuerda que tienes que retirar dichos productos de la venta. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
Otra idea es centrarte estos días en referencias básicas de productos, fácilmente asumibles.
Trae el albarán de pedido
Pedimos traer el albarán de pedido para indicar qué productos has entregado y cuáles no. Para que los Responsables de Colmena sepan en qué casos tienen que marcar "producto no entregado".
Sin el albarán, y dado que estos días hay más actores logísticos manipulando los productos, no podemos comprobar dónde hemos perdido el producto.
Por eso, para que no te encuentres con reembolsos que no te pertenecen a ti, recuerda traer siempre el albarán de pedido. Es la única forma que tienen los Responsables de Colmena para hacer su trabajo correctamente.
Además del albarán, también dispones de la funcionalidad en la web de marcar un producto como no entregado, y de esta forma ya le llega tachado al consumidor y el reembolso se hace automático. Y en el caso de que te surja un problema de último momento, por supuesto siempre puedes llamar al Responsable para que avise a los consumidores.
Ayuda prestando cajas isotérmicas
Esto es muy importante estos días, porque claramente con tantos pedidos no estamos pudiendo asegurar la cadena de frío de forma correcta. Y esto puede tener consecuencias en la calidad de tus productos.
Por eso te pedimos colaborar en este sentido y prestar cajas isotérmicas o acumuladores de frío a los Responsables. Ya hay algunos productores que lo han hecho y lo agradecemos mucho.
Puede ser que algunos Responsables activen dos distribuciones a la semana
Como los volúmenes de ventas de estas semanas son particularmente altos, algunos Responsables te llamarán para valorar hacer 2 ventas a la semana, cada una con un límite razonable de pedidos. Te pedimos colaboración.
Escribir el número de pedido de forma visible
Esto ha sido una petición directa de algunos Responsables, que no pueden hacer tantas comprobaciones debido a la gran cantidad de pedidos. Ayudaría mucho en las distribución si los productores ponéis los números de pedidos de forma bien clara.
Llegar antes a las distribuciones para dejar los productos
Estos días es importante, dentro de lo posible, adaptar tus entregas de productos para que se realicen con tiempo para poder organizar y juntar los pedidos antes de la distribución. El elevado número de entregas a domicilio dificulta el tiempo de preparación, antes de que venga el repartidor.
Entregas a domicilio
Hemos trabajado para encontrar soluciones de reparto para asegurar la entrega a domicilio. Actualmente trabajamos con 2 empresas, por región. En Madrid también hemos llegado a un acuerdo con Km0, el centro logístico, para que hagan las cestas en su espacio y de allí salgan las entregas a domicilio.
Aún así, en el caso de que puedas entregar pedidos a domicilio de una forma local, ponte en contactos con nosotras o directamente con los Responsables, ya que nos podría ayudar.
¿Tienes un espacio donde poder preparar los pedidos?
Estamos teniendo muchas Colmenas que han cerrado porque su espacio de distribución se ha visto obligado a cerrar. Por eso, escríbenos en el caso de poder ceder un espacio de preparación de cestas.
Comunicación con los consumidores
De cara a la comunicación con los consumidores, al principio del Coronavirus mandamos un mail a 94.400 usuarios registrados, con el listado de Colmenas abiertas. Para las próximas semanas, hemos creado esta página: https://yoelijo.lacolmenaquedicesi.es/delivery que actualizaremos todas las semanas con las Colmenas abiertas.
Además, estamos haciendo comunicación a través de redes sociales. En este punto, si ofreces descuentos, propuestas, etc, escribe a anna@lcqds.es o etiquétanos en Instagram @lacolmenaquedicesi Así compartiremos la información. También si tienes fotos sobre cómo estás gestionando los pedidos en referencia a las normas preventivas, ayudará a tranquilizar a los consumidores.
También hemos mandado una nota de prensa a todos los medios y ya han salido algunos artículos publicados. Te pedimos colaboración también en este aspecto, por si algún periodista contacta, o agradecemos si tienes contactos de medios de comunicación, para que podamos mandar la nota de prensa. ¿Conoces a algún periodista?
Por su parte, los Responsables de Colmena están comunicando a través del mensaje de lanzamiento de ventas o del muro, y de forma personalizada con los consumidores. Además de a través de sus redes sociales propias.